Indépendants, TPE, PME : apprenez à choisir une solution de signature électronique selon vos usages, le niveau de signature, les preuves et le coût.
Vous souhaitez passer directement aux offres ? Consultez notre comparatif des solutions de signature électronique.
La signature électronique permet de faire signer à distance des devis, contrats, bons de commande, documents RH ou autres actes professionnels. Les solutions diffèrent toutefois par le niveau de garantie proposé, le parcours de signature, les fonctions disponibles et leur mode de facturation.
Choisir une solution ne consiste donc pas uniquement à comparer les tarifs. Il faut aussi tenir compte des documents à signer, du niveau de preuve nécessaire, de l’expérience des signataires, des intégrations avec vos outils et de votre volume réel d’utilisation.
Ce guide vous aide à transformer ces éléments en critères de comparaison adaptés à vos usages.
Qu’est-ce qu’une solution de signature électronique ?
Une solution de signature électronique fournit un procédé permettant à un signataire de signer électroniquement un document. Selon le niveau et le procédé utilisés, elle peut apporter des garanties supplémentaires sur l’identification du signataire, l’intégrité du document et la traçabilité de l’opération. Une image de signature simplement ajoutée dans un PDF n’apporte pas, à elle seule, ces mêmes garanties.
Selon les solutions, le service peut aussi gérer la préparation et l’envoi des documents, l’authentification des signataires, les relances, le suivi, la conservation des preuves et l’archivage.
Avant de comparer les offres, identifiez donc les documents concernés, les personnes qui signeront, le volume à traiter et le niveau de garantie nécessaire.
Vérifier le niveau de sécurité et de conformité
Commencez par identifier la nature des documents concernés, les exigences qui leur sont applicables et le risque en cas de contestation. Un devis courant, un contrat à fort enjeu ou un acte soumis à une obligation particulière ne nécessitent pas nécessairement le même niveau de signature.
Distinguer les niveaux de signature
Dans la pratique, on parle souvent de signature simple, avancée et qualifiée. Pour le choix du niveau, l’ANSSI distingue aussi la signature avancée reposant sur un certificat qualifié comme niveau intermédiaire. La signature avancée répond notamment à des exigences renforcées d’identification du signataire et d’intégrité des données signées. La signature qualifiée ajoute un certificat qualifié et un dispositif de création de signature qualifié ; dans l’Union européenne, elle bénéficie d’un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite.
Ne recherchez pas systématiquement le niveau le plus élevé. Appuyez-vous sur le type de document, les obligations applicables et le risque de litige. Vérifiez aussi si le niveau recherché est inclus dans la formule, proposé en option ou absent. Lorsqu’un service qualifié est requis, contrôlez son statut dans une liste de confiance eIDAS plutôt que de vous fier au seul vocabulaire commercial.
Vérifier l’authentification, les preuves et leur conservation
Comparez la manière dont les signataires sont authentifiés et les éléments de preuve disponibles après la signature : certificat, horodatage, journal des événements, informations d’identification ou rapport de signature. Plus l’enjeu du document est important, plus il est utile de savoir précisément ce qui pourra être produit en cas de contestation.
Vérifiez enfin la durée de conservation, la possibilité d’exporter les documents signés et les preuves associées, ainsi que les conditions applicables après résiliation. Si votre organisation ou vos clients imposent des exigences de localisation des données, contrôlez également ce point.
Vérifier la simplicité du processus de signature
Une solution performante doit permettre aux signataires de finaliser un document rapidement, sans difficulté technique.
Évaluez le nombre d’étapes nécessaires entre la réception du document et sa signature effective. Un processus trop complexe peut ralentir les échanges ou entraîner des abandons.
Vérifiez notamment :
- la simplicité de l’interface ;
- la compatibilité avec les ordinateurs, smartphones et tablettes ;
- la possibilité de signer sans créer de compte ;
- la facilité d’ajouter plusieurs signataires ;
- la gestion de l’ordre de signature lorsque plusieurs personnes doivent intervenir.
Avant de vous engager, testez si possible un parcours complet avec un signataire externe, sur ordinateur et sur smartphone. Vous pourrez ainsi vérifier la fluidité réelle, les éventuelles étapes d’identification et la facilité de prise en main pour vos collaborateurs comme pour les signataires occasionnels.
Vérifier les fonctionnalités réellement utiles
Les solutions de signature électronique ne se limitent plus à la signature de documents. Beaucoup proposent désormais des fonctionnalités complémentaires qui peuvent faire gagner un temps précieux.
Avant de comparer les offres, listez les fonctions dont vous avez réellement besoin.
Par exemple :
- modèles de documents réutilisables ;
- relances automatiques des signataires ;
- signature en masse ;
- gestion des workflows de validation ;
- archivage des documents ;
- notifications automatiques ;
- tableaux de bord de suivi ;
- gestion des équipes et des droits d’accès.
Privilégiez les fonctionnalités qui répondent à vos usages actuels tout en restant suffisamment évolutives pour accompagner le développement de votre activité.
Vérifier les possibilités d’intégration avec vos outils
Une solution de signature électronique est d’autant plus efficace qu’elle s’intègre facilement aux logiciels que vous utilisez déjà. Une bonne intégration permet de limiter les manipulations manuelles, d’éviter les erreurs et d’automatiser une partie de vos processus.
Commencez par identifier les applications avec lesquelles la solution devra fonctionner : logiciel de gestion commerciale, CRM, logiciel RH, outil de comptabilité, plateforme de stockage de documents ou encore solution de gestion documentaire.
Vérifiez ensuite les modes d’intégration proposés. Certaines solutions disposent de connecteurs prêts à l’emploi, tandis que d’autres nécessitent l’utilisation d’une API ou d’outils d’automatisation.
Comparez également les possibilités d’automatiser les étapes répétitives, comme l’envoi d’un document dès la validation d’un devis, l’archivage automatique après signature ou la mise à jour d’un dossier client.
Si plusieurs collaborateurs interviennent dans vos processus, assurez-vous que les échanges d’informations restent fluides entre les différents logiciels afin d’éviter les doubles saisies.
Comprendre le coût réel de la solution
Les offres de signature électronique n’utilisent pas toutes la même unité de facturation : selon les fournisseurs, le quota peut porter sur des documents, demandes, enveloppes, transactions, crédits ou une autre unité. Deux volumes affichés avec des unités différentes ne sont donc pas directement comparables.
Avant de comparer les prix, estimez votre usage réel, le nombre d’utilisateurs et les niveaux de signature dont vous avez besoin. Pour chaque formule, identifiez précisément ce qui est facturé et ce qui se passe lorsque le volume inclus est dépassé.
Vérifiez notamment :
- le coût de l’abonnement ;
- l’unité réellement facturée ;
- le volume inclus dans cette unité ;
- le coût du dépassement ou des achats supplémentaires ;
- le nombre d’utilisateurs autorisés ;
- les éventuels surcoûts pour les niveaux de signature ou fonctions dont vous avez besoin ;
- les frais liés aux intégrations, aux API ou au passage à une formule supérieure.
Calculez ensuite le coût annuel correspondant à votre propre usage. Lorsque deux fournisseurs utilisent des unités différentes, ne les convertissez pas artificiellement comme si elles étaient identiques : vérifiez plutôt ce que chaque quota permet réellement de faire dans votre processus.
Évaluer l’accompagnement et le support
Même si une solution est simple à utiliser, il est important de pouvoir obtenir rapidement de l’aide en cas de difficulté, notamment lorsque des documents urgents doivent être signés.
Comparez les différents canaux d’assistance proposés : e-mail, téléphone, chat en ligne, base de connaissances, tutoriels ou accompagnement personnalisé.
Vérifiez également les horaires de disponibilité du support, les délais de réponse annoncés et les services inclus selon les formules d’abonnement.
Si plusieurs collaborateurs utiliseront la solution, prenez aussi en compte les ressources de formation disponibles afin de faciliter leur prise en main et de limiter les erreurs lors des premières utilisations.
Anticiper les besoins futurs de votre entreprise
Les besoins en signature électronique évoluent souvent avec le développement de l’activité. Une solution adaptée aujourd’hui peut devenir insuffisante si le nombre de documents, d’utilisateurs ou de processus augmente.
Avant de faire votre choix, réfléchissez à l’évolution probable de votre organisation dans les prochaines années.
Interrogez-vous notamment sur :
- l’augmentation du nombre de signatures à traiter ;
- l’arrivée de nouveaux collaborateurs ;
- la gestion de plusieurs établissements ou filiales ;
- l’automatisation progressive de vos processus ;
- les nouvelles obligations réglementaires susceptibles d’avoir un impact sur vos documents.
Choisir une solution capable d’évoluer avec votre activité permet d’éviter une migration coûteuse quelques années plus tard.
Les questions à se poser avant de choisir
- Quels documents devez-vous faire signer et quels sont leurs enjeux ?
- Quel niveau de signature est réellement nécessaire pour chacun de ces usages ?
- Quels mécanismes d’authentification et quelles preuves devez-vous pouvoir conserver ?
- Quel volume traitez-vous et dans quelle unité les offres le facturent-elles ?
- Combien de collaborateurs doivent utiliser la solution ?
- Quels logiciels doivent être connectés ou quelles étapes doivent être automatisées ?
- Avez-vous des contraintes de conservation, d’export ou de localisation des données ?
- Comment vos volumes, vos équipes ou vos exigences pourraient-ils évoluer ?
Les erreurs à éviter
Choisir uniquement en fonction du prix
Une formule peu coûteuse peut devenir plus chère si le volume inclus est insuffisant, si les dépassements sont coûteux ou si le niveau de signature dont vous avez besoin est facturé en option. Comparez le coût annuel en tenant compte de l’unité réellement utilisée par chaque offre et de votre propre usage.
Ignorer le niveau de sécurité nécessaire
Choisir un niveau insuffisant peut poser problème pour certains actes ou en cas de contestation. À l’inverse, retenir systématiquement le niveau le plus élevé peut ajouter des contraintes ou des coûts sans nécessité. Vérifiez les exigences applicables et distinguez toujours ce qui est inclus de ce qui n’est proposé qu’en option.
Négliger l’expérience des signataires
Un processus de signature complexe ou trop long peut ralentir la conclusion d’un contrat et décourager certains signataires. Une solution simple à utiliser favorise un traitement plus rapide des documents.
Oublier la récupération des documents et des preuves
Un changement de solution devient plus délicat si les documents signés ou les éléments de preuve ne sont pas facilement exportables. Vérifiez avant de vous engager ce que vous pourrez récupérer et les conditions de conservation après résiliation.
Ce qu’il faut retenir
- Choisissez le niveau de signature selon les documents, les exigences applicables et le risque de contestation.
- Vérifiez l’authentification des signataires ainsi que les preuves conservées et exportables.
- Testez la simplicité du parcours pour vos équipes comme pour les signataires.
- Comparez uniquement les fonctionnalités et les intégrations réellement utiles à votre activité.
- Calculez le coût annuel à partir de votre usage et de l’unité de facturation propre à chaque offre.
- Assurez-vous que la solution pourra suivre l’évolution de vos volumes, de vos équipes et de vos processus.
FAQ
Une signature électronique a-t-elle la même valeur qu’une signature manuscrite ?
Une signature électronique ne peut pas être privée d’effet juridique ou d’admissibilité comme preuve au seul motif qu’elle est électronique ou qu’elle n’est pas qualifiée. En revanche, le règlement eIDAS reconnaît explicitement à la signature électronique qualifiée un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite dans l’Union européenne.
Peut-on signer un document depuis un smartphone ?
Souvent, oui, mais le parcours dépend de la solution et du niveau de signature. Des contrôles d’identité renforcés peuvent ajouter des étapes : testez le parcours mobile si vos signataires l’utiliseront régulièrement.
Faut-il que le signataire possède un compte ?
Cela dépend de la solution et du procédé d’identification. Certaines permettent de signer depuis un lien reçu par e-mail, tandis que d’autres imposent une authentification ou une création de compte plus poussée.
Faut-il toujours choisir une signature qualifiée ?
Non. Le niveau pertinent dépend du document, des exigences qui lui sont applicables et du risque en cas de contestation. La signature qualifiée bénéficie d’un effet juridique spécifique, mais elle n’est pas nécessaire pour tous les usages.
Conclusion
Il n’existe pas de solution de signature électronique universellement adaptée. Commencez par vos documents, les exigences qui leur sont applicables et le risque associé, puis comparez le parcours de signature, les preuves, les fonctionnalités, les intégrations et le coût réel.
Cette méthode permet de retenir une solution cohérente avec vos usages actuels tout en vérifiant qu’elle pourra accompagner l’évolution de votre organisation.
Vous disposez maintenant d’une méthode pour faire un choix plus éclairé.
Pour passer à la comparaison des offres, consultez notre comparatif des solutions de signature électronique.